Mail & Chat メール・チャットサポート
Issues
こんな課題はありませんか
メールの返信が追いつかない
届いた順に返しているうちに溜まっていき、返信までの時間がどんどん伸びている。
チャット窓口を設けたいが、対応する人員がいない
窓口を増やしたいものの、常に誰かが見ている状態を社内で作れない。
返信の文章が人によって違う
担当者によって文章の丁寧さや説明量が異なり、同じ質問でも受ける印象に差が出ている。
お電話と文字で担当が分かれている
同じお客様なのに履歴が別々に残り、前に何を伝えたのかを追えない。
時間外の問い合わせが翌日に溜まる
夜のうちに届いた分が朝から積み上がり、その日の対応が最初から遅れる。
定型文が古いまま使われている
作ったときの文面が残り続けていて、いまの商品や手続きと合わなくなっている。
Service Menu
サービスメニュー
メールやチャットの応対そのものから、返信の型づくりだけのご依頼まで。 必要な業務だけを部分的にお任せいただけます。
メール応対
お問い合わせメールを読み取り、貴社の言葉づかいで返信します。判断が必要なものは貴社へ引き継ぎます。
詳しく見る有人チャット対応
サイト上のチャットに人が応対します。見ている時間帯を決めて体制を確保する形でお引き受けします。
詳しく見る問い合わせフォーム対応
フォームから届いたご連絡を受け、内容を整理して返信します。取りこぼしがないよう記録して追います。
詳しく見るSMSでのご案内
つながらなかった方への連絡や、確実にお伝えしたい用件をSMSでお送りします。お電話と併せて使えます。
詳しく見る返信テンプレートの設計
よくある質問への返信方法をテンプレート化し、誰が対応しても一定の丁寧さと分かりやすさを保てるようにします。
詳しく見るよくあるご質問の整備
実際に届いた質問をもとに、サイトに載せるFAQをご提案します。お問い合わせ前に自己解決できるケースを増やします。
詳しく見るApproach
対応履歴を一元管理する
同じお客様が、あるときはお電話で、あるときはメールで連絡をくださいます。 チャネルごとに担当を分けると、そのつながりが見えなくなります。
同じお客様やりとりが1本の線に並びます
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お電話最初のご相談をうかがう
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メール手順を文章でお送りする
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チャット途中の疑問にその場で答える
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解決経緯ごと記録に残る
どの入口から来ても、同じチームが同じ履歴を見て答えます
Quality
文章の質を保つ仕組み
応対する人の採用・研修・品質管理まで、青森市の自社センターで完結させています。外部への再委託はしません。
返信の型を一緒に作る
言葉づかいも説明の細かさも、貴社に合わせて設計します。既製の文例を当てはめることはしません。
送る前にリーダーが見る
判断が要る返信や新しい型は、送る前に確認を通します。文章として記録に残るため、送信前の確認を徹底します。
返信までの時間をレポートで共有する
目標とした時間を守れているか、件数の内訳とあわせて定期レポートでご報告します。
よくある質問をFAQへ反映する
繰り返し届く質問はFAQへの掲載をご提案し、お問い合わせ前に自己解決できるケースを増やします。
Flow
ご相談から運用開始まで
定型文が整っていない段階でご相談いただいて構いません。実際に届いているメールから整理します。
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01
ご相談
いま届いている問い合わせの量と内容、誰が返しているのかをうかがいます。
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02
範囲と時間帯の設計
どのチャネルを何時から何時まで見るか、貴社へ引き継ぐ基準とあわせて決めます。
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03
お見積り
体制・時間帯・想定件数をもとに、項目ごとの内訳でお出しします。根拠もあわせてご説明します。
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04
テンプレートづくりと研修
返信の型を作り、担当するチームに書き方まで含めて研修します。
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05
運用開始と改善
受けはじめてから、返信時間と多い質問を見ながら型を直していきます。ここからが本番です。
準備にかかる期間は問い合わせの量や型の数によって変わります。ご相談の際に、目安をお伝えします。
FAQ
よくあるご質問
メールだけ、チャットだけの依頼もできますか？
できます。メールの返信だけ、チャットの時間帯だけといった形でもお引き受けしています。お電話とあわせてお預けいただくこともできますが、どちらかだけでも構いません。
返信までの時間はどのくらいですか？
一律の時間はお約束せず、目標とする返信時間を運用を始める前に一緒に決めます。決めたあとは、その時間を守れているかを定期レポートでご報告します。
いま使っているツールに合わせてもらえますか？
貴社でお使いのメールや問い合わせ管理の仕組みに合わせて運用します。まず何をお使いかをうかがい、こちらの手順をそれに寄せる形で設計します。
お電話とあわせて任せられますか？
同じチームがお電話も文字のやりとりも受けます。チャネルごとに委託先を分けないので、同じお客様の経緯が分断されません。お電話だけ、文字だけでもお引き受けしています。
営業時間外に届いた問い合わせはどうなりますか？
対応する時間帯は運用を始める前に決めます。夜間や休日の分だけ体制を確保する形にも対応しています。受け付けた旨だけを先にお送りして、詳しいご回答は翌営業日にする組み方もできます。
料金はどのように決まりますか？
件数・時間帯・引き受ける範囲の3つで決まるため、一律の価格表は出していません。お見積りは項目ごとの内訳つきでお出しし、算出の根拠もご説明します。
Contact
お問い合わせ
サービスに関するご質問やご相談など、お気軽にお問い合わせください。 担当スタッフが丁寧にご案内いたします。