Our Strengths Arteの強み
Our Strengths
Arteの強み
窓口業務を外部に委託する際は、「自社の業務に合うか」「費用はどのくらいか」「導入後も安定して運用できるか」といった不安が生じます。 Arteは、設計・料金・運用の3つの面から、こうした不安に応えます。青森市の自社センターを拠点に、電話・メール・チャット・SMS・SNSまで、一つのチームで一貫して対応します。
Customize
貴社の業務に合わせて設計する
同じ「問い合わせ対応」でも、商材によって最適な受け方は異なります。まず業務内容をうかがい、Arteが対応する範囲と貴社へ引き継ぐ範囲を明確にしたうえで設計します。 すべてをお任せいただく必要はなく、まずは必要な範囲から始められます。
Arte引き受ける範囲
- 一次対応・受付
- よくあるご質問への案内
- 記録と報告
最初に決める
貴社へ引き継ぐ範囲
- 判断が必要なもの
- 専門的な対応
業務全体を把握する
お任せいただく業務と、その前後の流れまで確認します。業務全体を把握することで、貴社側の手戻りや負担を減らします。
引き受ける範囲を最初に決める
どこまでを一次対応とし、どこから貴社へ引き継ぐか。対応範囲をあらかじめ文書で明確にしたうえで、運用を開始します。
5チャネルを同じチームで受ける
電話・メール・チャット・SMS・SNSなど、チャネルを問わず一括対応。履歴を分断せず、応対品質を統一します。
部分委託にも対応する
通年でなくても構いません。繁忙期や夜間など、人手が足りない時期だけの体制確保にも対応します。
応対の型は商材に合わせる
受け方や言葉づかいは、商材や業務に合わせて設計します。Arteで対応できる業務はArteで完結させ、貴社には専門的な判断が必要な案件だけを引き継ぎます。
始めたあとでも変えられる
対応範囲を広げる・縮小する、対応時間を変更するなど、実際の運用状況に合わせて柔軟に見直せる設計にします。
Pricing
見積りの内訳と算出根拠を明確にする
料金は業務の内容と量で変わるため、一律の価格表は出していません。
そのため、お見積りは項目ごとに分け、
何にどの程度の費用がかかるのかが分かる形でご提示します。
「一式」でまとめてお出しすることはしません。
業務量や条件の変化に
お見積りに含まれるもの
- 応対業務そのもの
- 応対マニュアルの作成と更新
- オペレーターの採用・研修
- 応対内容の記録と定期レポート
- 定例ミーティングでの振り返り
別途ご相談になるもの
- 契約範囲を大きく超える業務の追加
- 想定を大きく超える件数の増加
- 深夜・早朝など、通常の対応時間を大きく外れる時間帯
- 訪問・常駐が必要な業務
- 多言語での対応
いずれも、こちらの判断で費用を追加することはありません。必ず事前にご相談し、合意してから進めます。
内訳を項目ごとに示す
体制・時間帯・想定件数など、金額の根拠になるものを分けて記載します。「一式」でまとめてお出しすることはしません。
件数と時間帯を先に確認する
月あたりの問い合わせ件数、集中する時間帯、繁忙期の有無。条件が不明な場合、お見積りが高めになることがあります。
算出の根拠を説明する
なぜこの金額になるのかを、項目ごとにご説明します。納得いただけるまで、何度でもご質問ください。
相見積もりも歓迎しています
他社と比べていただいて構いません。比較しやすいように、項目の分け方を揃えてお出しします。
追加費用はいただかない
決めた範囲の業務で、費用が後から増えることはありません。範囲を超えそうなときは、追加費用が必要になる場合は、事前にご相談し、合意のうえで進めます。
料金は実態に合わせて見直す
実績の件数と費用を定期的にお出しします。件数が減少した場合は減額も含めて見直し、実際の業務量に合った料金を維持します。
Operation
つくって終わりにせず運用し続ける
窓口は、つくって終わりではありません。運用が始まってからが本番です。 受けた内容を数字と言葉でご報告し、毎月運用方法を改善していきます。 応対する人の採用・研修・品質管理まで、青森市の自社センターで完結させています。
01
日々の応対
決めた型どおりに、電話・メール・チャットを受けます。
02
応対内容の記録
いつ・どんな内容を・どう案内したかを残します。
03
定例ミーティングでの振り返り
数字と現場の気づきを、定例で貴社と共有します。
04
改善の反映
受け方・案内の文言・線引きを見直し、翌月から反映します。
この4つをくり返します。1回で完成させるのではなく、続けながら精度を上げていく進め方です。
Arte青森の自社センター
- 応対チーム
- リーダー・品質管理
- 採用・研修
運営に必要な機能は、すべてこの中にあります
受けた内容をレポートで共有する
対応件数・内容の内訳・時間帯の偏りを定期レポートでご報告します。書式は貴社の見たい形に合わせます。
現場の気づきも伝える
この質問が増えている、この説明が伝わりにくい。数字に出ない兆しは、応対している人がいちばん先に気づきます。
定例で決めごとを見直す
数字を見ながら、受け方・案内の文言・貴社へ引き継ぐ線引きを見直します。決めたことは次の月から反映します。
応対の記録を残す
あとから確認できる状態にしておくので、貴社側での二次対応や、社内での共有がしやすくなります。
応対する人を自社で育てる
採用も研修も品質管理も自社センターで行い、外部への再委託はしません。誰が対応しても一定の品質を保てる体制を整えています。
担当者が直接動く
窓口が詰まる、想定外の問い合わせが増える。そうしたときに、間に何社も挟まずに動けるのが自社運営の利点です。
Flow
ご相談から運用開始まで
3つの強みは、この流れの中でかたちになります。何を任せるか決まっていない段階でご相談いただいて構いません。
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01
ご相談
いまの窓口の状況と、困っていることをうかがいます。資料や体制が整っていなくても構いません。
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02
業務の整理
委託しやすい業務から整理し、Arteと貴社の対応範囲を決めます。
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03
お見積り
体制・時間帯・想定件数をもとに、項目ごとの内訳でお出しします。根拠もあわせてご説明します。
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04
準備
応対マニュアルを作り、担当するチームを編成して研修を行います。
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05
運用開始と改善
運用開始後は、レポートと定例ミーティングを通じて運用方法を継続的に改善します。
準備にかかる期間は業務の規模によって変わります。ご相談の際に、目安をお伝えします。
Contact
お問い合わせ
サービスに関するご質問やご相談など、お気軽にお問い合わせください。 担当スタッフが丁寧にご案内いたします。