About
一次受付代行とは
貴社の代表電話や窓口にかかってくるお電話を最初にお受けし、ご用件をうかがって整理する業務です。取り次ぐだけの電話代行と違い、決めた範囲のご用件はその場で完結させ、担当の方が対応すべきものだけを、要点をまとめて引き継ぎます。電話のたびに仕事が中断されている企業様に向いています。
Flow
1件の電話は、こう進みます
受付の進め方の一例です。名乗り方や聞き取る項目、その場でお答えする範囲は、貴社の業務に合わせて、始める前に一緒に決めます。
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着信
貴社名、または受付の窓口としてお受けします。名乗り方はご要望に合わせて決めます。
トーク例（イメージ）
「お電話ありがとうございます。〇〇（貴社名）でございます。」
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ご用件の聞き取り
どなたから、どんなご用件かをうかがいます。聞き取る項目は、ご用件の種類ごとにあらかじめ決めておきます。
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その場で完結できるかの判断
営業時間や所在地のご案内など、決めた範囲のご用件はその場でお答えします。
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引き継ぎ
担当の方が対応すべきご用件は、要点をまとめて引き継ぎます。急ぎのものは、決めた方法ですぐにお知らせします。
トーク例（イメージ）
「担当の者から、折り返しご連絡いたします。」
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お取り次ぎしない電話への対応
営業のお電話など、お取り次ぎしないご用件は、決めた言い回しでお断りします。
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記録と報告
受けたお電話の内容を記録し、あとから経緯を追えるようにします。
Roles
貴社とArteの役割分担
役割分担の一例です。どこまでをArteがお引き受けするかは、貴社のご要望をうかがい、ご相談のうえで文書にして決めます。
Arteが行うこと
- お電話の受付とご用件の聞き取り
- 決めた範囲のご用件への回答
- 担当の方への引き継ぎと、急ぎのご連絡
- 営業電話などのお断り
- 対応履歴の記録と報告
貴社にお願いすること
- 担当の方と引き継ぎ先の一覧の共有
- その場でお答えしてよい範囲の共有
- 急ぎのご用件を受ける方法の指定
貴社へ引き継ぐこと
- 担当の方でないと判断できないご用件
- 取引や契約に関わるご相談
- ご不満やトラブルのご連絡
Preparation
始めるまでに用意していただくもの
ご用意いただくものの一例です。業務の範囲によって、必要なものは変わります。
- 担当の方と引き継ぎ先の一覧
- その場でお答えしてよい範囲
- 引き継ぎの方法（メール・チャットなど）
- 急ぎのときの連絡先
引き継ぎの方法は、貴社が社内で使っている連絡の手段に合わせます。揃っていなくても構いません。足りないものは、ご相談の段階で一緒に整えます。準備の期間は業務の範囲によって変わります。
Report
毎月の報告でわかること
受けたお電話の数だけでなく、どんなご用件が多いか、その場で完結できた割合はどれくらいかをご報告します。引き継ぎの方法や、その場でお答えする範囲の見直しにお使いいただけます。下は報告の一例です。項目や書式、報告の頻度は、貴社がご覧になりたい形に合わせて決めます。
月次報告のイメージ（一例）
数値はサンプルです
受けたお電話
1,380件
その場で完結した割合
58%
急ぎでお知らせした件数
42件
時間帯別の入電数（件）
始業直後の9時台が最も多く、午後は13時台に次の山があります。
ご用件の内訳
- 担当者へのお取り次ぎ36%
- 営業時間・所在地などのご案内22%
- 資料・お見積りのご依頼18%
- 営業のお電話16%
- その他8%
Case
導入事例
グッズのご注文・お問い合わせ窓口
グッズのご注文をはじめ、お客様からのお問い合わせを一次窓口としてお受けしました。
FAQ
よくあるご質問
電話代行と、どう違いますか？
一般的な電話代行は、ご用件をうかがって取り次ぐことが中心です。一次受付では、決めた範囲のご用件はその場で完結させ、取り次ぐものも要点を整理してから引き継ぎます。
営業の電話は、断ってもらえますか？
はい。お取り次ぎしないご用件と、お断りするときの言い回しをあらかじめ決めておき、その内容に沿って対応します。
引き継ぎは、どんな方法でもらえますか？
メールやチャットなど、貴社が社内で使っている方法に合わせます。急ぎのご用件だけ、別の方法ですぐにお知らせするよう決めておくこともできます。
担当者が不在のときは、どうなりますか？
ご用件と折り返し先をうかがって、担当の方へ引き継ぎます。お客様には、担当の者から折り返しご連絡することをお伝えします。