About
予約受付代行とは
お客様からの来店やサービスのご予約のお電話をお受けし、空き状況を確認して予約を登録する業務です。日時の変更やキャンセルのご連絡もあわせてお受けします。電話に出られない時間帯のご予約を取りこぼしている、受付のたびに接客や作業が止まってしまう、という企業様に向いています。
Flow
1件の電話は、こう進みます
受付の進め方の一例です。うかがう項目や、ご予約いただける条件、言い回しは、貴社のメニューや予約の方法に合わせて、始める前に一緒に決めます。
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ご用件の確認
新しいご予約か、日時の変更やキャンセルかをうかがいます。
トーク例（イメージ）
「ご予約のお電話ありがとうございます。ご希望の日時をおうかがいできますでしょうか。」
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ご希望の確認
日時や人数、ご希望のメニューやサービスの内容をうかがいます。
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空き状況の確認
予約システムや、共有いただいた空き状況をもとに、ご予約いただける日時をご案内します。
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お客様情報の確認
お名前とご連絡先をうかがいます。以前ご利用のあるお客様は、登録済みの情報と照らし合わせます。
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復唱して登録
ご予約の内容を読み上げて確認し、予約システムに登録します。直接登録する形のほか、決めた書式で共有する形もあります。
トーク例（イメージ）
「〇月〇日〇時から、〇名様でのご予約を承りました。」
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記録と共有
特別なご要望など、当日までに共有が必要な内容は、決めた方法で貴社にお伝えします。
Roles
貴社とArteの役割分担
役割分担の一例です。どこまでをArteがお引き受けするかは、貴社のご要望をうかがい、ご相談のうえで文書にして決めます。
Arteが行うこと
- ご予約・変更・キャンセルのお電話の受付
- 空き状況の確認と日時のご案内
- 予約システムへの登録
- 当日に向けたご要望の共有
- 対応履歴の記録と報告
貴社にお願いすること
- 予約システムのアカウントの発行
- メニュー・料金・所要時間の情報の共有
- ご予約を受けられない日時のご連絡
貴社へ引き継ぐこと
- 大人数・貸し切りなど、通常と異なるご予約
- 料金の割引やサービス内容の例外のご相談
- ご予約当日のトラブルのご連絡
Preparation
始めるまでに用意していただくもの
ご用意いただくものの一例です。業務の範囲によって、必要なものは変わります。
- 予約システムのアカウント
- メニュー・料金・所要時間の一覧
- 予約の規定（受付期限・キャンセル料など）
- 休業日や予約を受けられない日時
予約システムを使っていない場合は、空き状況の共有の方法と、ご予約を共有する書式を一緒に決めます。揃っていなくても構いません。足りないものは、ご相談の段階で一緒に整えます。準備の期間は業務の範囲によって変わります。
Report
毎月の報告でわかること
受けたご予約の数だけでなく、どの時間帯にお電話が多いか、変更やキャンセルはどれくらいあるかをご報告します。受付の時間帯や、予約の規定の見直しにお使いいただけます。下は報告の一例です。項目や書式、報告の頻度は、貴社がご覧になりたい形に合わせて決めます。
月次報告のイメージ（一例）
数値はサンプルです
受けたご予約
842件
変更・キャンセル
156件
1件あたりの通話時間
3.8分
時間帯別の入電数（件）
仕事終わりの18時台が最も多く、昼休みの12時台にも山があります。
ご用件の内訳
- 新しいご予約68%
- 日時の変更14%
- キャンセル10%
- メニュー・料金のご質問8%
FAQ
よくあるご質問
自社の予約システムに、直接登録してもらえますか？
予約システムに直接登録する形と、決めた書式でご予約の内容を共有する形があります。システムの環境やセキュリティの方針をうかがったうえで、どちらにするかをご相談して決めます。
営業時間外や休業日のご予約も、受けてもらえますか？
受付の時間帯は、ご相談のうえで決めます。貴社が電話に出られない時間帯だけをお引き受けする形もあります。
ご予約の前日に、確認のご連絡もお願いできますか？
ご相談のうえで、前日の確認のお電話やSMSでのご案内を、あわせてお引き受けする形もあります。
ご予約がいっぱいのときは、どう案内しますか？
ほかに空いている日時をご案内します。キャンセル待ちを受けるかどうかは、貴社のご方針に合わせて決めます。