About
アポイント獲得代行とは
貴社の既存のお取引先や、お問い合わせをいただいた方のリストをもとにお電話し、ご訪問やオンラインでのお打ち合わせの日程を調整する業務です。無理に日程を押さえるのではなく、お話を聞きたいとおっしゃった方だけを引き継ぐため、商談の場が前向きなものになります。リストの購入や、新しいリストの収集は行っていません。営業の担当者が、電話をかけるより商談に時間を使いたい、という企業様に向いています。
Flow
1件の電話は、こう進みます
お電話の進め方の一例です。つなぐ相手の基準やうかがう項目、言い回しは、貴社のサービスと営業の進め方に合わせて、始める前に一緒に決めます。
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ご担当者へのおつなぎ
受付の方に用件をお伝えし、ご担当の方におつなぎいただきます。
トーク例（イメージ）
「〇〇（貴社名）の〇〇と申します。〇〇のご担当の方はいらっしゃいますでしょうか。」
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用件のご案内
お電話の用件と、ご案内したいサービスの内容を簡単にお伝えします。
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ご状況のおうかがい
いまのご状況やお困りごとをうかがい、お話を聞いていただけそうかを確認します。
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日程のご提案
お話を聞きたいとおっしゃった場合は、貴社の担当者の予定の中から日程をご提案します。
トーク例（イメージ）
「よろしければ、担当の者から詳しくご説明させていただくお時間をいただけませんでしょうか。」
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日程の確定
日時と場所、またはオンラインでの方法を確定し、復唱して確認します。
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記録と引き継ぎ
うかがったご状況と日程を、決めた方法で貴社の担当者へ引き継ぎます。
Roles
貴社とArteの役割分担
役割分担の一例です。どこまでをArteがお引き受けするかは、貴社のご要望をうかがい、ご相談のうえで文書にして決めます。
Arteが行うこと
- ご担当者へのおつなぎと用件のご案内
- ご状況とお困りごとの聞き取り
- 担当者の予定の中での日程の調整
- つながらない先へのかけ直し
- 通話結果の記録と報告
貴社にお願いすること
- 顧客リストの共有
- ご案内するサービスの情報の共有
- 担当者の予定の共有
- 商談の実施
貴社へ引き継ぐこと
- お見積りや料金の具体的なご質問
- サービスの詳しい仕様についてのご質問
- ご契約の判断
Preparation
始めるまでに用意していただくもの
ご用意いただくものの一例です。業務の範囲によって、必要なものは変わります。
- 顧客リスト（お取引先・お問い合わせなど）
- ご案内するサービスの資料
- 担当者の予定を共有する方法
- 商談につなぐ相手の基準
どんな相手なら商談につなぐか、の基準を最初に決めておくことで、担当者の方が意味のある商談に時間を使えるようになります。準備の期間は顧客リストの規模や用件によって変わります。
Report
毎月の報告でわかること
かけた件数だけでなく、ご担当の方とどれだけお話しできたか、日程が決まった件数と、お断りの理由をご報告します。リストの絞り方や、ご案内の内容の見直しにお使いいただけます。下は報告の一例です。項目や書式、報告の頻度は、貴社がご覧になりたい形に合わせて決めます。
月次報告のイメージ（一例）
数値はサンプルです
架電件数
2,260件
ご担当者とお話しできた
548件
日程が決まった件数
41件
時間帯別のお話しできた件数（件）
午後の15時台に、ご担当の方とお話ししやすくなっています。
お話の結果の内訳
- いまは必要ない36%
- 資料を送ってほしい22%
- 時期が合えば検討したい18%
- その他16%
- 日程が決まった8%
Case
導入事例
問い合わせ直後のサンキューコールと、アポイント獲得
問い合わせから連絡までの時間が、その後を決めます。直後の一本で商談化率を引き上げました。
FAQ
よくあるご質問
どんな相手を、商談につないでもらえますか？
つなぐ相手の基準は、最初に貴社と決めます。たとえば「導入の時期が決まっている」「決める立場の方とお話しできた」など、担当者の方が商談に時間を使う価値がある相手だけを引き継ぎます。
オンラインでの打ち合わせの日程も、調整できますか？
はい。ご訪問でもオンラインでも、貴社の担当者の予定に合わせて日程を調整します。オンラインの場合の接続先のご案内の方法も、あわせて決めます。
断られた理由も、わかりますか？
お話しできた方の反応と、お断りの理由を記録し、報告で共有します。リストの絞り方や、ご案内の内容を見直すときの材料になります。
商談の前日に、確認の連絡もお願いできますか？
ご相談のうえで、前日に日程の確認のご連絡をあわせてお引き受けする形もあります。